Krajowy System e-Faktur (KSeF) rewolucjonizuje sposób dokumentowania sprzedaży w Polsce. Większość przedsiębiorców doskonale zdaje sobie już sprawę, że obowiązek korzystania z systemu dotyczy przede wszystkim transakcji między firmami. Wciąż jednak pojawia się pytanie: jak wygląda kwestia faktury dla osób fizycznych a KSeF? Czy sprzedaż na rzecz konsumentów również podlega nowym regulacjom?
Dobrowolność, nie obowiązek
W relacjach B2C – czyli tam, gdzie nabywcą jest konsument, a nie przedsiębiorca – faktura dla osoby fizycznej w KSeF pozostaje dobrowolne. Oznacza to, że sprzedawca może korzystać z systemu przy dokumentowaniu takiej sprzedaży, ale nie ma takiego obowiązku.
Co istotne, do wystawienia faktury w KSeF nie jest wymagana zgoda nabywcy. Konsument może jednak nie wyrazić zgody na otrzymywanie faktur za pośrednictwem tego systemu – i to prawo należy respektować.
Co w sytuacji, gdy konsument nie chce faktury z KSeF?
Brak zgody nabywcy nie blokuje możliwości skorzystania z systemu przez sprzedawcę. Przedsiębiorca może wystawić i zarejestrować fakturę w KSeF, a następnie przekazać ją konsumentowi w innej, uzgodnionej formie – na przykład mailowo jako plik PDF, pocztą w formie wydruku lub poprzez wizualizację zawierającą kod QR umożliwiający weryfikację dokumentu w systemie.
W takiej sytuacji dla sprzedawcy wiążąca jest data przesłania faktury do KSeF. Z kolei nabywca uzyskuje prawo do odliczenia podatku nie wcześniej niż w momencie faktycznego otrzymania dokumentu poza systemem.
Wystawianie faktury konsumentowi – dostępne opcje
Gdy konsument zażąda faktury, przedsiębiorca ma do wyboru dwa rozwiązania:
- Tradycyjna faktura – papierowa lub elektroniczna (np. PDF), wystawiona całkowicie poza KSeF. To rozwiązanie nadal pozostaje w pełni legalne i powszechnie stosowane.
- E-faktura w KSeF – dokument wystawiony i zarejestrowany w systemie, który następnie można udostępnić konsumentowi, np. w formie wydruku z kodem QR do weryfikacji.
Faktura dla osoby fizycznej a KSeF – szansa na uproszczenie procesów
Choć w KSeF faktury dla osób fizycznych pozostają kwestią wyboru, warto spojrzeć na tę możliwość z perspektywy biznesowej. Dobrowolne objęcie sprzedaży konsumenckiej e-fakturami pozwala ujednolicić procesy fakturowania w całej firmie – niezależnie od tego, czy kontrahentem jest przedsiębiorca, czy konsument. To mniej wyjątków, mniej ręcznej pracy i większa automatyzacja codziennych działań księgowych.
Jeśli zależy Ci na sprawnym zarządzaniu fakturami – zarówno w relacjach B2B, jak i B2C – warto sięgnąć po narzędzie, które nadąża za zmieniającymi się przepisami. Fakturownia to intuicyjny program do fakturowania online, w pełni przygotowany na wymogi KSeF. Wystaw pierwszą fakturę już dziś: fakturownia.pl
Dziennik Związkowy - Polish Daily News i Alliance Printers and Publishers Inc. nie ponoszą odpowiedzialności za treść artykułów sponsorowanych publikowanych na www.dziennikzwiazkowy.com
