Jak KSeF wpływa na księgowych?
Implementacja KSeF jest istotnym elementem szerszego procesu digitalizacji działań finansowo-księgowych. System ten dąży do eliminacji papierowej biurokracji, co przekłada się na szybszy obieg dokumentów i znaczące zmniejszenie liczby błędów wynikających z ręcznego przetwarzania danych. Oznacza to rewolucję w sposobie zarządzania dokumentacją finansowo-księgową, zwłaszcza w kontekście otrzymywania większości faktur zakupowych w nowym, cyfrowym modelu.
Jakie są korzyści ze stosowania KSeF w księgowości?
Krajowy System e-Faktur może przynieść wiele korzyści. Jakich dokładnie?
- Automatyzacja procesów i redukcja błędów
KSeF prowadzi do większej, a nawet pełnej digitalizacji procesów finansowo-księgowych. Automatyzacja procesów finansowo-księgowych może znacząco zwiększyć efektywność pracy i zminimalizować ryzyko błędów ludzkich. Integracja KSeF z systemami ERP, takimi jak enova365, pozwala na automatyzację wielu rutynowych zadań, co umożliwia przedsiębiorcom skupienie się na bardziej strategicznych aspektach działalności. Systemy ERP, jak enova365, zostały zaprojektowane tak, aby maksymalnie utrudniać popełnianie błędów przez pracowników.
- Oszczędność czasu i redukcja kosztów
Jedną z największych zalet KSeF jest oszczędność czasu. Firmy mogą osiągnąć wymierne korzyści finansowe wynikające z redukcji kosztów operacyjnych. Potencjalna jest również redukcja kosztów związanych z drukiem, przechowywaniem i przesyłaniem dokumentów papierowych.
- Usprawnienie dostępu do danych i procesów
System KSeF wspomaga usprawnienie procesów płatności i rozliczeń oraz zapewnia szybki dostęp do aktualnych danych finansowo-księgowych. Monitoring dokumentów finansowych staje się prostszy i mniej podatny na błędy.
- Zwiększona przejrzystość i bezpieczeństwo
KSeF wspiera przejrzystość i bezpieczeństwo operacji finansowych, co jest kluczowe w dobie cyberprzestępczości. Upraszcza również procesy związane z czynnościami sprawdzającymi i kontrolami skarbowymi.
- Zmiana roli księgowego
Wprowadzenie KSeF ma potencjał, by zrewolucjonizować praktyki księgowe. Automatyzacja wielu procesów księgowych oznacza, że rola księgowych może ewoluować – zamiast skupiać się na monotonnych zadaniach, mogą oni poświęcić więcej czasu na analitykę i doradztwo finansowe.
Wdrożenie KSeF – o czym trzeba pamiętać?
Mimo licznych korzyści, wdrożenie KSeF wiąże się z początkowymi wyzwaniami. Proces ten może wymagać pewnych inwestycji oraz być czasochłonny w początkowej fazie. Kluczowe jest zrozumienie, że to nie tylko zmiana narzędzi, ale również zmiana mentalności biznesowej.
Najważniejszym czynnikiem sukcesu jest prawidłowa integracja KSeF z funkcjonującymi w firmie systemami finansowo-księgowymi i ERP. W przypadku braku właściwej integracji mogą pojawić się negatywne konsekwencje, takie jak opóźnienia w przetwarzaniu faktur, nieprawidłowości w księgowaniu, trudności z terminowym składaniem plików JPK czy problemy z alokacją wydatków.
Firmy muszą odpowiednio wcześniej przygotować swoje zespoły, aktualizować oprogramowanie i dostosować wewnętrzne procedury do nowych wymagań. Ważne jest także zrewidowanie i zaktualizowanie procedur związanych z obiegiem dokumentów księgowych. Jednostki samorządu terytorialnego (JST) muszą zapewnić sobie odpowiednią ilość czasu na analizę, opracowanie strategii i integrację systemów.
Rola systemów ERP w dobie KSeF
Nowoczesne systemy ERP, takie jak enova365, odgrywają kluczową rolę w procesie adaptacji do KSeF. enova365 bezpłatnie integruje z KSeF, co pozwala na płynną obsługę elektronicznych faktur. System ten oferuje moduły finansowo-księgowe, które skutecznie wspomagają zarządzanie księgowością, zapewniając zgodność z przepisami (zmiany w przepisach są uwzględniane w cenie aktualizacji systemu). Umożliwia wysyłanie plików JPK i generowanie eDeklaracji bezpośrednio z systemu.
Dzięki otwartemu API, enova365 pozwala na rozbudowę ekosystemu ERP o dedykowane rozwiązania i zarządzanie wszystkimi aplikacjami z jednego miejsca. Taka integracja z innymi systemami (np. bankowością internetową, systemami RCP, platformami e-commerce) dodatkowo zwiększa efektywność procesów.
Podsumowując, Krajowy System e-Faktur to nie tylko narzędzie, ale ewolucja w postrzeganiu roli księgowości we współczesnym biznesie. Właściwie zaplanowany i przeprowadzony proces wdrożeniowy, poprzedzony wnikliwą analizą specyfiki funkcjonowania firmy i wsparty przez zintegrowany system ERP, pozwoli na osiągnięcie znaczących korzyści w zakresie przejrzystości, efektywności i bezpieczeństwa finansów,
Dziennik Związkowy - Polish Daily News i Alliance Printers and Publishers Inc. nie ponoszą odpowiedzialności za treść artykułów sponsorowanych publikowanych na www.dziennikzwiazkowy.com
