Etykieta biurowa. Lektura obowiązkowa dla każdego

Może się wydawać, że zachowanie w pracy nie wymaga żadnych innych zaleceń, jak te, które człowiek dobrze wychowany stosuje w prywatnym życiu, a dodatkowo: nieprzeszkadzanie kolegom w ich pracy i robienie dobrego wrażeniach na osobach przychodzących z zewnątrz.

Jeżeli tak myślimy, jesteśmy w błędzie. Każdy amerykański guru od savoir-vivre’u – a jest ich wielu – potrafi roztoczyć przed oszołomionym urzędnikiem szeroki wachlarz zachowań źle widzianych, choć nie zabronionych wewnętrznymi przepisami firmy. Warto dodać, że zalecenia jednych kolidują czasem z radami innych, a w takim przypadku wybór należy do nas samych.

Przyjrzyjmy się więc, jakie wykroczenia przeciw dobrym manierom zdarza nam się popełniać na co dzień w biurze i spróbujmy unikać ich na przyszłość. Jednym z najpoważniejszych, a oczywistych, bo narażających zdrowie otoczenia, jest kichanie i kaszel w pracy. Tu wszyscy są zgodni: osoby przeziębione powinny zostać w domu. Jeżeli już nam się zdarzy kichnąć albo zakaszlać (nigdy nie w kierunku rozmówcy), zasłońmy sobie usta, i to nie ręką, ale chusteczką.

Na jednym z pierwszych miejsc na liście naruszeń bon-tonu jest sposób korzystania z telefonu. Oczywisty, czasem wręcz wydany przez pracodawcę, jest zakaz prowadzenia prywatnych rozmów, z wyjątkiem ważnych, nieprzewidzianych sytuacji. Sugeruje się ustawianie komórki w czasie pracy na wibracje i unikanie głośnych, nietypowych, dokuczliwych dla otoczenia sygnałów.

Nie akceptuje się żucia gumy, a szczególnie pykania bąbelkami w obecności współpracowników. Podczas kontaktów z klientami jest to już poważne wykroczenie, rzucające cień na firmę.

Używanie perfum czy wody kolońskiej może być dokuczliwe dla otoczenia. Dobrze jest pozostawić to w sferze prywatnej. Nawet tam, gdzie nie obowiązuje konkretny dress code, paniom odradza się noszenie w biurze ubrań odsłaniających zbyt wiele wdzięków, a wszyscy powinni unikać pokazywania tatuaży. Generalnie – starajmy się być tak konserwatywni, jak oczekuje nasz pracodawca.

Utrzymujmy swoje miejsce pracy w porządku, nie gromadźmy na biurku i w jego otoczeniu od dawna niepotrzebnych papierów i prywatnych przedmiotów, choćby najbardziej ulubionych pamiątek z wyjazdów czy rodzinnych fotografii.

Nie zmuszajmy współpracowników do oglądania niezliczonych zdjęć naszych słodkich dzieci lub wnucząt, przy akompaniamencie długich opowieści o ich talentach i uroku.

Po przyjściu do pracy nie zaczynajmy głośnych relacji z tego, co się nam przydarzyło po drodze lub wczoraj wieczorem, w przekonaniu, że jest to interesujące dla kolegów i koleżanek. Ich milczenie traktujmy jako brak zainteresowania i niezadowolenie z przerywania im pracy, a nie jako oczekiwanie na dalszy ciąg.

Konieczne rozmowy służbowe prowadźmy spokojnym i dobrze artykułowanym głosem, starając się być słyszanym tylko przez wybrane osoby. Głośna konwersacja przeszkadza innym i irytuje ich.

Krytykując postępowanie kogoś z pracowników róbmy to dyskretnie, starając się przy tym znaleźć dla niego usprawiedliwienie. Tematem tabu powinno być prywatne życie kolegów z biura. Jeżeli zachowanie kolegi bardzo nam dokucza, nie odwzajemniajmy mu się niegrzecznością, ale spróbujmy porozmawiać z nim na osobności i wyjaśnić bez gniewu, jak jego maniery nam przeszkadzają. W przypadku powtarzania się dokuczliwych sytuacji poprośmy zwierzchnika o interwencję.

Kiedy szef krytykuje naszą pracę, nie obrażajmy się. Zapytajmy go grzecznie, ale konkretnie, co robimy źle. Przedstawmy swoje argumenty, jeżeli się z krytyką nie zgadzamy, ale ustąpmy, gdy on je odrzuca. Kłótnia tylko pogorszy naszą sytuację.

Osobnym rozdziałem biurowego savoir-vivre’u jest sprawa posiłku w ciągu dnia (angielski lunch, polskie drugie śniadanie). Rady znawców w tym zakresie mieszczą się w szerokim spektrum od tak oczywistych, jak niewyjadanie cudzych zasobów ze wspólnej lodówki, do wręcz kontrowersyjnych, jak powstrzymanie się od przynoszenia mocno pachnących potraw.

Jedni jedzą przy swoich biurkach, nie wchodząc w relacje towarzyskie, inni przy wspólnym stole w kuchni, co sprzyja rozmowom. I do nich właśnie kierowana jest większość „przykazań” etykiety.

Przede wszystkim należy powstrzymać się od krytycznego komentowania składu i rodzaju jedzonych przez kolegów potraw, ich wartości odżywczej i wpływu na zdrowie, gdyż może to irytować, a nawet odbierać apetyt. Uwagi na temat drażniącego nas zapachu – tuńczyka, curry itp. – jeżeli już musimy, róbmy na osobności jedzącej je osobie już po posiłku, w nadziei, że na przyszłość z nich zrezygnuje. Mocno pachnące resztki powinny być zapakowane i wyniesione jak najdalej od wspólnego miejsca pracy.

Nie należy na długo zajmować kuchenki mikrofalowej, gdyż w krótkim czasie wyznaczonym na lunch może być potrzebna również innym. A więc nie przyrządzajmy w niej potraw, najwyżej je odgrzewajmy, a już na pewno nie gotujmy pełnych obiadów w pracy.

Trzeba po sobie posprzątać wszelki nieporządek – okruchy, zachlapaną powierzchnię stołu – i pozmywać swoje naczynia, zanim wrócimy do biurek.

Zapewniam, że stosowanie się do biurowej etykiety zapobiega wielu przykrościom i pomaga w utrzymaniu sympatycznej atmosfery podczas długich godzin pracy.

Wasza Krystyna